धीमी स्वचालन की छुपी लागत? हमने इसे ख़त्म कर दिया है

मैं सोचता था कि स्वचालन अपने आप में एक जीत है। यदि कोई उपकरण ईमेल भेज सकता है, लीड स्थानांतरित कर सकता है, या किसी संपर्क को टैग कर सकता है, तो मैंने इसे प्रगति कहा है। फिर मैंने धीमी स्वचालन को चुपचाप वह मूल्य खाते हुए देखा जो मैं चाहता था। एक फॉर्म भरा गया, लेकिन फॉलो-अप देर से आया। एक ग्राहक ने एक साधारण प्रश्न पूछा, लेकिन उत्तर कतार में इंतजार करता रहा। एक कार्य तीन उपकरणों के माध्यम से चला, फिर भी कुछ भी तेज़ नहीं लगा। यही वह हिस्सा है जिसे कई टीमें चूक जाती हैं। धीमा स्वचालन अभी भी स्वचालन जैसा ही दिखता है। यह अभी भी कुछ प्रयास बचाता है। यह अभी भी रिपोर्ट बनाता है, संदेश भेजता है और रिकॉर्ड अपडेट करता है। फिर भी जब देरी दिखाई देती है, तो परिणाम मैन्युअल काम के करीब महसूस हो सकता है। मैं इस समस्या को अक्सर छोटी टीमों और एकल व्यवसायों में देखता हूँ। एक स्टोर मालिक लीड कैप्चर फ़्लो सेट करता है। फॉर्म काम करता है. सीआरएम अद्यतन करता है। ईमेल भेजता है. मुद्दा प्रत्येक चरण के बीच का अंतर है। एक लीड इंतज़ार कर रही है. एक विक्रय प्रतिनिधि बाद में जाँच करता है। उत्तर तब आता है जब खरीदार पहले ही आगे बढ़ चुका होता है। एक सेवा व्यवसाय भी कुछ ऐसा ही करता है। एक ग्राहक कॉल बुक करता है, लेकिन रिमाइंडर देर से आता है। कैलेंडर समन्वयन में बहुत अधिक समय लगता है. टीम छूटे हुए हैंडऑफ़ को ठीक करने में अतिरिक्त समय व्यतीत करती है। मैंने इसे सामग्री वर्कफ़्लो के साथ भी देखा है। ड्राफ्ट एक टूल से दूसरे टूल में चला जाता है, लेकिन स्वीकृतियां कतार में लगी रहती हैं। सिस्टम कागज पर काम करता है, जबकि टीम पूछती रहती है, "यह अभी भी क्यों नहीं किया गया?" इसीलिए मैंने यह पूछना बंद कर दिया, "क्या यह स्वचालित है?" मैं पूछता हूँ, "क्या यह उस गति से चलता है जिस गति से काम करना आवश्यक है?" जब मैं तेज़ स्वचालन चाहता हूँ, तो मैं तीन सरल बिंदुओं पर ध्यान देता हूँ। मैं देरी की जाँच करता हूँ। यदि कोई कार्य ट्रिगर और कार्रवाई के बीच बहुत लंबा इंतजार करता है, तो मुझे पता है कि प्रवाह को एक स्वच्छ पथ की आवश्यकता है। मैं चरणों की जाँच करता हूँ। यदि एक कार्य बहुत सारे टूल से होकर गुजरता है, तो मैं अतिरिक्त हैंडऑफ़ हटा देता हूं। प्रत्येक अतिरिक्त कदम घर्षण बढ़ा सकता है। मैं प्रतिक्रिया की जाँच करता हूँ। यदि ग्राहक को ठहराव महसूस होता है, तो कार्यप्रवाह पहले से ही कार्य के लिए बहुत धीमा है। एक व्यावहारिक उदाहरण इसे देखना आसान बनाता है। जिस स्थानीय फिटनेस कोच के साथ मैंने काम किया था, उसके लैंडिंग पृष्ठ पर लीड फॉर्म था। फॉर्म ने एक शीट में डेटा भेजा, शीट ने एक ईमेल ट्रिगर किया, और ईमेल ने एक स्वागत नोट भेजा। सेटअप ठीक लग रहा था. समस्या देरी की थी. जब तक स्वागत नोट आया, तब तक कई लीड पहले ही दूसरे प्रशिक्षक के पेज की जाँच कर चुके थे। हमने प्रवाह को छोटा कर दिया, एक मध्य चरण को कम कर दिया, और उत्तर की गति को तेज़ कर दिया। कोच को किसी नये बड़े सिस्टम की जरूरत नहीं थी. कोच को तेज़ पथ की आवश्यकता थी। यही वह मानसिकता है जिसका मैं अब उपयोग करता हूं। मैं स्वचालन के लिए सिर्फ इसलिए भुगतान नहीं करता क्योंकि यह आधुनिक दिखता है। मैं गति, साफ़ हैंडऑफ़ और ग्राहक के लिए बेहतर परिणाम के लिए भुगतान करता हूँ। यदि आप धीमी स्वचालन से निपट रहे हैं, तो मैं यहां शुरू करूंगा: - ट्रिगर से परिणाम तक पूरा पथ मैप करें - उन चरणों को हटाएं जो मूल्य नहीं जोड़ते हैं - जितनी जल्दी हो सके पहली प्रतिक्रिया भेजें - प्रत्येक उपकरण को एक स्पष्ट कार्य करते रहें - उपयोगकर्ता के दृष्टिकोण से प्रवाह का परीक्षण करें - देखें कि देरी कहां से शुरू होती है मुझे यह दृष्टिकोण पसंद है क्योंकि यह काम को सरल रखता है। यह मुझे वहां पैसा खर्च करने में भी मदद करता है जहां यह मायने रखता है। एक तेज़ वर्कफ़्लो टीम को सिस्टम पर प्रतीक्षा कराए बिना बिक्री, सेवा और अनुवर्ती कार्रवाई का समर्थन कर सकता है। धीमा वर्कफ़्लो हर दिन चलने पर भी पैसे खर्च कर सकता है। मैंने गति को गुणवत्ता का हिस्सा मानना ​​सीख लिया है। यदि स्वचालन धीमा लगता है, तो मैं इस विचार को दोष नहीं देता। मैं डिज़ाइन देखता हूं. मैं रास्ता देखता हूं. मैं हैंडऑफ़ को देखता हूं। उस बदलाव ने मेरे वर्कफ़्लो बनाने के तरीके को बदल दिया, और यह आपको उसी तरह की निराशा से बचा सकता है।

मैं छोटी टीमों में भी यही समस्या देखता रहता हूं। काम बढ़ता है, लेकिन दिन वही लम्बा रहता है। लोग एक ही प्रश्न का उत्तर बार-बार देते हैं। वे विवरण को एक सिस्टम से दूसरे सिस्टम में कॉपी करते हैं। वे अनुवर्ती कार्रवाई करते हैं, अनुस्मारक भेजते हैं, और टालने योग्य गलतियों को ठीक करते हैं। लागत केवल पैसा नहीं है. यह समय, ऊर्जा और धीमी सेवा भी है। तेज़ स्वचालन से मुझे उस बर्बादी को कम करने में मदद मिलती है। मैं स्वचालन को लोगों को एक तरफ धकेलने के तरीके के रूप में नहीं देखता। मैं इसे बार-बार काम को दूर करने के एक तरीके के रूप में देखता हूं। जब कोई कार्य हर दिन एक ही तरह से होता है, तो मैं उसे संभालने के लिए एक सिस्टम चाहता हूं। इससे लोगों को बिक्री, सहायता और समस्या-समाधान पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिक जगह मिलती है। मैं उस काम से शुरुआत करता हूं जिसमें सबसे ज्यादा ऊर्जा खर्च होती है। कुछ उदाहरण मेरे सामने आते हैं: - हाथ से भेजे गए ऑर्डर अपडेट - प्रत्येक ग्राहक के लिए दोहराए गए चालान ईमेल - एक-एक करके अपॉइंटमेंट अनुस्मारक बनाए गए - लीड उत्तर जिनके लिए एक ही मूल संदेश की आवश्यकता होती है - दो या तीन टूल में डेटा प्रविष्टि की प्रतिलिपि बनाई गई ये कार्य पहले छोटे लगते हैं। फिर वे ढेर हो जाते हैं. एक टीम को एक दिन में लागत का पता नहीं चल सकता है, लेकिन मासिक खर्च तेजी से बढ़ता है। मेरा सामान्य दृष्टिकोण सरल है. मैं एक प्रक्रिया का मानचित्रण करता हूँ। मैं उस चरण की तलाश करता हूं जो सबसे अधिक बार दोहराया जाता है। मैंने इसके लिए एक स्पष्ट नियम निर्धारित किया है। मैं पहले से मौजूद उपकरणों को जोड़ता हूं। मैं उन मामलों की मानवीय जाँच करता हूँ जिनमें निर्णय की आवश्यकता होती है। मैं उसके बाद के नंबर देखता हूं. मैं एक ही बार में सब कुछ स्वचालित करने का प्रयास नहीं करता। इससे अक्सर अधिक भ्रम पैदा होता है। मैं एक साफ़ बदलाव, एक स्पष्ट लाभ और एक ऐसी प्रक्रिया को प्राथमिकता देता हूँ जिस पर कर्मचारी भरोसा कर सकें। मैंने यह पैटर्न एक छोटे ऑनलाइन स्टोर में देखा जो ईमेल और स्प्रेडशीट द्वारा ग्राहकों के ऑर्डर संभालता था। टीम ने प्रत्येक दिन का कुछ हिस्सा अलग-अलग स्थानों पर नाम, पते और आइटम विवरण की प्रतिलिपि बनाने में बिताया। कुछ ऑर्डरों में देरी हुई क्योंकि कोई फ़ील्ड चूक गया। बुनियादी वर्कफ़्लो स्वचालन स्थापित करने के बाद, स्टोर ने एक ही डेटा प्रविष्टि को तीन बार दोहराना बंद कर दिया। स्टाफ़ अभी भी विशेष मामलों की समीक्षा करता है। दिन का प्रबंधन करना आसान हो गया और ग्राहकों के उत्तर तेजी से आने लगे। मैंने एक स्थानीय सेवा व्यवसाय में ऐसा ही एक मामला देखा। वे मैन्युअल अपॉइंटमेंट कॉल पर निर्भर थे। छूटी हुई विज़िटें होती रहीं क्योंकि ग्राहक शेड्यूल भूल गए। एक साधारण अनुस्मारक प्रवाह ने उस समस्या का एक बड़ा हिस्सा ठीक कर दिया। जब बुकिंग के लिए देखभाल की आवश्यकता होती थी तब भी कर्मचारी व्यक्तिगत कॉल करते थे, लेकिन बुनियादी अनुस्मारक अपने आप चलते रहते थे। इससे फ्रंट डेस्क पर दबाव कम हुआ और ग्राहकों को स्पष्ट अपडेट मिले। मेरा विचार है कि तेज़ स्वचालन तब सबसे अच्छा काम करता है जब यह वास्तविक कार्य के करीब रहता है। इसका उपयोग आसान होना चाहिए. जो हो रहा है उसे छिपाना नहीं चाहिए. इससे प्रक्रिया को नियंत्रित करना कठिन बनाए बिना समय की बचत होनी चाहिए। मैं लागत पर भी ध्यान देता हूं. कम लागत का मतलब हमेशा सबसे सस्ता उपकरण नहीं होता है। इसका मतलब है कम बार-बार की जाने वाली कार्रवाइयां, कम त्रुटियां, कम देरी, और उन कार्यों पर कम समय खर्च करना जिन्हें सिस्टम अच्छी तरह से संभाल सकता है। यहीं पर मेरे लिए बचत दिखाई देती है। जब मैं स्वचालन के बारे में बात करता हूं, तो मैं हमेशा एक विचार पर लौटता हूं। छोटा शुरू करो। एक दोहराए जाने वाले कार्य को ठीक करें. जहां यह मायने रखता है वहां मानवीय स्पर्श बनाए रखें। पहला चरण स्थिर होने के बाद ही और जोड़ें। इसी तरह मैं देखता हूं कि तेज स्वचालन से टीमों को सेवा की गुणवत्ता खोए बिना लागत कम करने में मदद मिलती है।

मैं कई टीमों में एक ही पैटर्न देखता हूं। काम चल रहा है, फिर भी नतीजे धीमे लगते हैं। आदेश समीक्षाधीन हैं। संदेश उत्तरों की प्रतीक्षा करते हैं. फ़ाइलें एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति के पास जाती हैं। एक छोटा सा विराम बड़ी लागत में बदल जाता है। वह लागत हमेशा एक रिपोर्ट में दिखाई नहीं देती है, लेकिन यह खोई हुई बिक्री, अतिरिक्त श्रम, बार-बार फॉलो-अप और ग्राहक निराशा में दिखाई देती है। मैं उस अंतर पर ध्यान केंद्रित करता हूं। मेरा काम देरी की छिपी हुई लागत को पूरी प्रक्रिया में फैलने से पहले कम करना है। मैं देखता हूं कि समय कहां खो जाता है, क्यों खो जाता है, और क्या बदलने की जरूरत है ताकि अगला कदम बिना किसी घर्षण के हो सके। यहीं पर मैं ध्यान देता हूं। मैं हैंडऑफ़ बिंदुओं से शुरुआत करता हूं। अधिकांश देरी की समस्याएँ किसी एक बड़ी विफलता के कारण नहीं होती हैं। वे कई छोटे-छोटे अंतरालों से आते हैं। एक टीम अनुमोदन की प्रतीक्षा कर रही है। एक आपूर्तिकर्ता स्पष्ट फ़ाइल की प्रतीक्षा करता है। एक ग्राहक उत्तर की प्रतीक्षा करता है। एक विराम हानिरहित दिखता है. तीन विराम परिणाम बदल देते हैं। मैं प्रत्येक हैंडऑफ़ की जाँच करता हूँ और एक सरल प्रश्न पूछता हूँ: लोगों को किस चीज़ के लिए इंतज़ार करना पड़ रहा है? कभी-कभी उत्तर अस्पष्ट स्वामित्व होता है। कभी-कभी यह एक गुम टेम्पलेट होता है। कभी-कभी एक कार्य के लिए बहुत सारे चरण होते हैं। मैं समाधान को व्यावहारिक रखता हूं. एक स्पष्ट स्वामी. एक स्पष्ट समय सीमा. एक स्पष्ट अगला कदम. वह अकेले ही बहुत सारी खींचतान को दूर कर सकता है। मैं देरी के पीछे की लागत को भी देखता हूं। देरी से न केवल समय की हानि होती है। यह अतिरिक्त ओवरटाइम, त्वरित शिपिंग, बार-बार कॉल, रद्द किए गए ऑर्डर और ग्राहकों के साथ और भी बहुत कुछ कर सकता है। मैंने एक बार एक छोटे से ऑनलाइन स्टोर को अपने कार्ट पूर्णता का एक बड़ा हिस्सा खोते हुए देखा क्योंकि ऑर्डर की पुष्टि में बहुत लंबा समय लगा। टीम को लगा कि मुद्दा मूल्य निर्धारण का है। यह नहीं था. वास्तविक समस्या धीमे आंतरिक अनुमोदन चरण की थी। ग्राहक खरीदने को तैयार थे, फिर आगे बढ़ गए। हमने वर्कफ़्लो को बदल दिया, अनुमोदन पथ को छोटा कर दिया, और प्रतिक्रिया प्रक्रिया का पालन करना आसान बना दिया। परिणाम सरल था. कम इंतज़ार. कम ऑर्डर गिराए गए. टीम के लिए कम तनाव. मुझे ऐसे सुधार पसंद हैं जिनका लोग तुरंत उपयोग कर सकें। इसका मतलब है: स्वच्छ संचार, कम अनुमोदन परतें, बेहतर कार्य स्वामित्व, सरल चेकलिस्ट, तेजी से अनुवर्ती, स्पष्ट सेवा मानक, मैं इस प्रक्रिया को फैंसी बनाने की कोशिश नहीं करता हूं। मैं इसे चलाने में आसान बनाने की कोशिश करता हूं। जब कोई टीम जानती है कि आगे क्या करना है, तो देरी कम हो जाती है। जब ग्राहक को त्वरित उत्तर मिलता है, तो विश्वास बढ़ता है। जब कोई परियोजना चलती रहती है, तो लागत नियंत्रण में रहती है। मैं यह भी सोचता हूं कि समय कई लोगों की अपेक्षा से अधिक मायने रखता है। त्वरित प्रतिक्रिया किसी सौदे को बचा सकती है। एक स्पष्ट अद्यतन किसी शिकायत को रोक सकता है। एक संक्षिप्त समीक्षा चक्र लॉन्च को ट्रैक पर रख सकता है। मैंने देखा है कि टीमें छोटी-छोटी जानकारियों को चमकाने में ऊर्जा बर्बाद करती हैं जबकि मुख्य कार्यप्रवाह धीमा रहता है। यहीं पर छिपी हुई लागत रहती है। यह हमेशा तेज़ नहीं होता. यह छोटे-छोटे रुकावटों, छूटे हुए फॉलो-अप और कमजोर समन्वय में छिपा है। मेरा दृष्टिकोण सरल है. यदि कोई प्रक्रिया फिसलती रहती है, तो मैं पहले लोगों को दोष नहीं देता। मैं उनके आसपास की व्यवस्था को देखता हूं। क्या अगला कदम स्पष्ट है? क्या सही व्यक्ति बिना प्रतीक्षा किये कार्य कर सकता है? क्या ग्राहक को पता है कि क्या अपेक्षा करनी है? क्या टीम बढ़ने से पहले देरी देख सकती है? वे प्रश्न बेहतर कार्य की ओर ले जाते हैं। मैंने रास्ता छोटा करके, भूमिकाएँ स्पष्ट करके और प्रतिक्रिया तेज़ करके विलंब को कम किया। इस तरह मैं टीमों को मार्जिन बचाने, ग्राहकों को शांत रखने और कम बर्बादी के साथ काम को आगे बढ़ाने में मदद करता हूं। यदि आपका व्यवसाय हैंडऑफ़ में समय खो रहा है, तो समाधान के लिए बड़ा बजट नहीं हो सकता है। यह एक स्वच्छ प्रक्रिया हो सकती है. यहीं से मैं शुरुआत करता हूं.

मैंने यही पैटर्न कई बार देखा है. एक टीम बढ़ती है, काम ढेर हो जाता है और दैनिक दिनचर्या टूटने लगती है। संदेश छूट जाते हैं. लीड बहुत लंबा इंतजार करते हैं. रिपोर्ट में बहुत अधिक मैन्युअल प्रयास लगता है। एक व्यक्ति डेटा को एक टूल से दूसरे टूल में कॉपी करता है, फिर दूसरा व्यक्ति उसे दोबारा जांचता है, फिर अगले दिन वही कार्य वापस आता है। यहीं से स्वचालन मेरे काम में अपनी जगह बनाता है। मैं स्वचालन को पूर्ण रीसेट की तरह नहीं मानता। मैं इसे एक स्थिर हाथ की तरह उपयोग करता हूं। इसे टीम के पहले से ही काम करने के तरीके में फिट होना चाहिए, न कि लोगों को एक कठोर प्रणाली में मजबूर करना चाहिए जिसे वे एक सप्ताह के बाद उपयोग करना बंद कर देंगे। जब मैं स्वचालन का निर्माण करता हूं, तो मैं उन दर्द बिंदुओं से शुरू करता हूं जो लोगों को सबसे अधिक धीमा करते हैं: - लीड फॉलो-अप जो मेमोरी पर निर्भर करता है - टूल में बार-बार डेटा प्रविष्टि - चालान अनुस्मारक जिन्हें मैन्युअल भेजने की आवश्यकता होती है - ऑर्डर अपडेट जो समर्थन टीमों को छोटे कार्यों में खींचते हैं - आंतरिक अलर्ट जो बहुत देर से आते हैं मैंने जिस छोटे ऑनलाइन स्टोर के साथ काम किया था उसमें एक साधारण समस्या थी। ऑर्डर बढ़ रहे थे, लेकिन मालिक अभी भी हाथ से स्टॉक की जाँच करता था और हर दिन ग्राहकों के उन्हीं सवालों के जवाब देता था। मैंने एक प्रवाह स्थापित किया जो कम-स्टॉक अलर्ट भेजता था, नए ऑर्डर टैग करता था, और खरीदारी के बाद एक बुनियादी स्थिति अपडेट भेजता था। टीम को हर कदम पर पीछा करने की जरूरत नहीं पड़ी. उनके पास ग्राहकों को संभालने के लिए अधिक जगह थी और काम कम बिखरा हुआ महसूस होता था। मुझे इसी तरह के बदलाव पर भरोसा है। मैं सेटअप को भी सरल रखता हूं। मैं कार्य को मैप करता हूं, ट्रिगर ढूंढता हूं, कार्रवाई को परिभाषित करता हूं, फिर प्रत्येक चरण का परीक्षण करता हूं। यदि कोई लीड कोई फॉर्म भरता है, तो सिस्टम उत्तर भेज सकता है, एक कार्य बना सकता है और सही व्यक्ति को सचेत कर सकता है। यदि कोई भुगतान पूर्ण चिह्नित है, तो वर्कफ़्लो रिकॉर्ड को अपडेट कर सकता है और रसीद भेज सकता है। यदि कोई ग्राहक एक समय सीमा चूक जाता है, तो सिस्टम उसी नोट को दोबारा टाइप किए बिना एक अनुस्मारक भेज सकता है। मुझे स्वचालन पसंद है जो लोगों के लिए जगह छोड़ता है। कुछ कार्यों के लिए अभी भी मानवीय आँख की आवश्यकता होती है। समर्थन का मुद्दा सतह पर सरल लग सकता है और फिर भी निर्णय की आवश्यकता है। विक्रय लीड सक्रिय हो सकती है, ठंडी हो सकती है, या अभी तक तैयार नहीं हो सकती है। एक अच्छे वर्कफ़्लो को निर्णयों का समर्थन करना चाहिए, न कि उन्हें प्रतिस्थापित करना चाहिए। वह संतुलन मेरे लिए मायने रखता है। यह बिना किसी लापरवाही के प्रक्रिया को तेज़ रखता है। मेरा विचार सरल है: सर्वोत्तम स्वचालन शांति का अनुभव कराता है। यह ध्यान आकर्षित करने के लिए चिल्लाता नहीं है। इससे टीम एक दिन में दस नई आदतें नहीं सीख पाती। यह बार-बार काम करने से बचाता है, जानकारी को आगे बढ़ाता रहता है और लोगों को उन हिस्सों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है जिनके लिए विचार, देखभाल और कार्रवाई की आवश्यकता होती है। जब मैं किसी ऐसे व्यवसाय को देखता हूं जो अच्छा चल रहा है, तो मुझे आमतौर पर पर्दे के पीछे भी वही चीज़ दिखाई देती है। सही कार्य अपने आप होते हैं। टीम को पता है कि एक व्यक्ति को अभी भी क्या चाहिए। प्रक्रिया स्पष्ट रहती है. काम उस गति से चलता है जिसे लोग बनाए रख सकते हैं। स्वचालन से मेरा यही मतलब है जो आपकी गति से चलता है। हमारे पास उद्योग क्षेत्र में व्यापक अनुभव है। पेशेवर सलाह के लिए हमसे संपर्क करें: ज़ेंग: lila@zybrushtech.com/WhatsApp +8615262232790।

डेवनपोर्ट, टीएच 2018 एआई एडवांटेज सदरलैंड, जे और सदरलैंड, जेजे 2014 स्क्रम द आर्ट ऑफ डूइंग द वर्क इन हाफ द टाइम गुलाटी, आर और ओल्डरॉयड, जेबी 2019 द पाथ टू कस्टमर स्पीड रॉस, जेडब्ल्यू और वेइल, पी 2002 छह आईटी निर्णय जो आपके आईटी लोगों को नहीं लेने चाहिए किम, जी, हंबल, जे, डेबोइस, पी और विलिस, जे 2016 द डेवऑप्स हैंडबुक मार्र, बी 2020 डेटा स्ट्रैटेजी बिग डेटा एनालिटिक्स और इंटरनेट ऑफ थिंग्स की दुनिया से कैसे लाभ उठाएं